Communiquer par l'intermédiaire d'une webcam est de plus en plus courant, c'est même devenu pour beaucoup, leur quotidien. Qu'il s'agisse de présenter une offre à un prospect, d'une réunion d'équipe, ou d'une formation à distance, l'exercice ne se limite pas à se connecter à Teams, Zoom ou tout autre systeme de visioconférence après avoir allumé sa webcam.
Pourquoi? Parceque la qualité de votre image aura un impact sur l'attention de votre auditoire, et même sur vous.
Nous allons voir ensemble 4 bonnes pratiques pour soigner votre image en visioconférence et gagner en clarté, en crédibilité et en assurance.
Les erreurs pendant vos visioconférences sont assez faciles à éviter. Elles concernent globalement votre arrière-plan, la lumière, le son, et la préparation.
Cette image parle d'elle-même.
Même si cela vous demandera un peu de reflexion et de travail la première fois, vous n'aurez plus à vous en préocuper par la suite sauf, bien sûr, si vous êtes en déplacement. En vérité, vous ne pourrez plus vous en passer après avoir essayé, car vous vous rendrez vite compte des avantages que cela apporte au niveau de l'écoute et de l'attention.
Il y a un même un deuxième effet KISSCOOL! Vous préoccuper de votre image et de votre environnement vous incitera à être souriant, à vous tenir droit, et à prendre votre temps.
Voici les 4 points auquels il faut particulièrement préter attention:
- L'environnement visible par votre webcam
- La qualité de la lumière qui vous éclaire
- Le son de votre voix
- La préparation des documents à partager
Un environnement rassurant au bureau ou chez vous.
Vous serez confrontés à 2 situations d’environnement : le bureau ou chez vous. Contrairement à ce que l’on peut penser, le bureau n’est pas forcément le lieu le plus facile à scénographier. La raison vient de la simple idée qu’on est au bureau, et que par définition c’est l’environnement de travail où l’on reçoit d’habitude ses clients. On se dit alors qu’on est forcément dans la plaque.
Que nenni ! Quoi de plus banal qu’un morceau de dossier de fauteuil sur un fond de mur plus tout à fait blanc, laissant apparaitre un vieux planning de 2015 scotché de travers ? Et le pauvre yucca assoiffé essayant de cacher la fontaine à eau, pas mieux !D’autant que ça n’a rien à voir avec les locaux qui sont surement très sympas. C’est juste une question de cadrage.
Et chez vous ? A moins que vous ne fassiez les erreurs que l’on voit souvent, comme un arrière-plan flanqué d’une étagère sur laquelle trône un Oui-Oui décrépi, entouré d’une horde de figurines de Schtroumpfs pas plus en forme, ou votre webcam en contreplongée qui donne l'illusion que votre plafonier vous sert de chapeau. (si si, c'est du vécu, et c'est la seule chose que j'ai retenu de cette visio)
Mais en général vous faites mieux. Pourquoi ? Parce que c’est chez vous pardi, et que pour ne pas dévoiler votre intimité ou l’inverse, vous y réfléchissez. Au bureau ou chez vous, choisissez le bon endroit pour laisser apparaitre dans le cadre un environnement rassurant, qui ne risque pas de distraire l'assistance, ou encore mieux, qui raconte quelque chose sur vous ou votre produit.
Mais si vous n'avez pas l'âme d'un décorateur de plateau, essayez de trouver un fond plutôt sombre qui mettra en valeur votre visage. Si possible placez-vous à au moins de 2 mètres de votre arrière-plan, pour éviter les ombres sur le fond qui peuvent générer un sentiment d'oppression.
ASTUCE DE PRO : Vous avez déjà vu des making off de film, et vous avez surement remarqué qu’en dehors du cadre de la caméra, c’est un sacré foutoir. En visioconférence, c’est la même chose, donc n’hésitez pas à créer cet espace de toute pièce avec ce que vous avez sous la main, ce qui compte c’est ce que l’on voit dans le champ, pas ce qu’il y a autour.
SOYEZ lumineux devant votre webcam.
Ce conseil dépend en partie du précédent. Vous vous souvenez certainement de cette prise de parole dans l’urgence de notre président, presque dans le noir. Volontaire ou pas, quoiqu’il en soit, c’est cet aspect qui a retenu l’attention plus que son discours lui-même.
(source: article d'Enguérand Renault - lefigaro.fr)
En effet, comme dans une présentation, il faut éviter tout ce qui détourne du sujet principal, c’est-à-dire vous et vos messages.
Soignez la lumière, soyez lumineux, vos interlocuteurs vous écouteront avec plus d’attention.
Pas besoin d’un matériel de studio professionnel, mais mettez la patate avec ce que vous pouvez. Le plus simple étant de vous mettre devant une fenêtre mais sans soleil pour éviter à votre webcam de paniquer au moindre passage de nuage. Pas de fenêtre ? Prenez plusieurs lampes jusqu’à ce que vous soyez plus lumineux que votre arrière-plan.
N’oubliez pas, tout ce qui est hors champ est invisible, alors tant pis si votre installation vous fait passer pour un marchand de luminaires auprès de votre entourage.
Pourquoi autant de lumière ? C’est un peu technique, mais sachez que moins il y aura de lumière, plus votre image sera granuleuse et dégradée à cause du capteur de votre webcam qui tente d'améliorer la luminosité au détriment de la qualité.
ASTUCE DE PRO : Pour créer un peu de volume et de profondeur, mettez sur votre droite un peu plus de lumière qu’à gauche.
le son de votre micro, encore plus important que l'image.
Une image qui permet de vous voir clairement est très importante pour la communication non-verbale. Elle aide à détecter vos expressions, votre humeur, et vos intentions. Mais le son est peut-être encore plus important. En effet, lorsque vous partagez votre écran pour présenter un document, il ne reste que votre voix pour soutenir votre discours.
Vous avez sûrement déjà été confrontés à un échange catastrophique en tant qu'auditeur, où un prospect animé par la passion de son projet, vous explique sa problématique à travers un son à peine humain. Vous ne comprenez qu'un mot sur cinq, et vous n'osez pas ou n'arrivez pas à le prévenir.
Pire encore, c'est vous qui présentez, et vous êtes interompu en permanence par les participants qui se plaignent de ne pas bien vous comprendre. Vous passez alors une bonne partie de votre temps à stresser en jouant les ingénieurs du son en herbe sans succès jusqu'à la fin de la réunion.
Vous pouvez utiliser un casque avec micro, ou un micro indépendant et vos haut-parleurs, les 2 sont valables. En revanche, mefiez-vous du micro intégré à votre ordinateur portable dont la qualité n'est pas forcément optimale.
Quelque soit le micro que vous utilisez, faites des tests pour savoir comment vos interlocuteurs vous entendent. Vous avez en général cette option sur les plateformes de visioconférences. En vous rendant dans les paramètres, vous avez la possibilité de tester le son en enregistrant un court extrait de votre voix. Ne vous en privez pas.
ATTENTION! Si vous utilisez un micro et vos enceintes, vous avez un risque de générer du Larsen. Vous savez, cette fréquence hyper aigüe qui monte inexorablement jusqu'à l'insuportable. Cet effet pénible est dû au fait que le son qui sort de vos enceintes est capté en boucle par le micro à l'infini. Pour l'éviter, utilisez un micro cardioïde, ou baissez le volume de votre haut-parleur jusqu'à ce que l'effet s'arrête. Vous pouvez également essayer d'orienter vos hauts-parleurs de manière à ce que votre micro capte le moins possible le son qu'ils émettent en retour.
Préparez les différents médias avant votre visioconférence.
Vous avez en général une présentation à faire, et pour cela vous allez utiliser le partage d’écran. Evidemment, vous devez éviter de partager votre bureau sur lequel est encore ouvert sur une page web la recette des quenelles sauce Nantua. Heureusement dans la plupart des solutions de visioconférence vous pouvez choisir la fenêtre que vous voulez partager. Si ce n’est pas le cas, changez de plateforme de visioconférence, vous éviterez les imprévus.
Mais ce qui est merveilleux, c’est que si vous devez présenter différents médias, qui nécessitent différents logiciels ou plusieurs pages web, vous pouvez tout préparer à l’avance, et devenir le chef d’orchestre de votre présentation, beaucoup plus facilement qu’en rendez-vous physique.
Ouvrez tous les médias dont vous avez besoin sur votre bureau, puis pendant votre call, jonglez avec les différents éléments qui illustrent votre présentation en partageant les bons documents au bon moment.
ASTUCE DE PRO : Avant de commencer votre réunion à distance, répétez plusieurs fois les manipulations nécessaires pour être parfaitement à l’aise en live.
Annoncez la couleur à votre interlocuteur
N’oubliez pas que tout ce qui n’est pas dans le champ de votre webcam est invisible, et du même coup, tout ce que vous faites hors cadre. Vous devez alors prévenir vos interlocuteurs de toutes vos actions qu’ils ne peuvent pas voir. En effet, dans un rendez-vous physique tout le monde vous voit vivre et tous vos gestes ont une signification.
Vous sortez votre laptop de votre sac, et tout le monde comprend qu’il faut attendre avant que vous commenciez. Vous manipulez la souris pour fermer votre présentation et ouvrir un autre média, ils saisissent que quelque chose va changer à l’écran.
Bref autant de codes visuels qui préviennent l’assistance de vos actions.
En visioconférence, ce n’est pas le cas. Prévenez dès le début que vous allez présenter plusieurs médias, et que vous les préviendrez quand ce sera le cas, ou que vous ferez une pause parce que vous attendez un colis ou encore qu’il soit possible que vous soyez dérangé par votre fils de 5 ans. Rien n’est grave si vous les mettez au courant.
ASTUCE DE PRO EN TELE-TRAVAIL : Si les informations que vous échangez ne sont pas confidentielles, utilisez plutôt un micro et des haut-parleurs plutôt qu’un casque. Si vous n’êtes pas seul chez vous, cela permettra de signifier à votre entourage que votre visioconférence a commencé et qu'ils ne peuvent pas vous déranger.
Tout cela demande un peu de travail, mais la visioconférence va certainement devenir de plus en plus habituelle. Des solutions vont se développer pour vous permettre de simplifier ces échanges, et vous pouvez déjà flouter votre arrière-plan, ou le modifier en le remplaçant par une image.
Mais tous ces conseils resteront d’actualité car ils font tous appel à la même règle qu’il s’agisse de votre image ou des médias que vous présentez, c’est de prendre en considération vos interlocuteurs ou votre public pour les aider à vous comprendre le plus clairement possible.